Риск расширения масштабов проекта что это такое и как с ним бороться

Расширение масштаба проекта повлияет на ваш проект. Узнайте, что это такое и, что более важно, какие действия вы можете предпринять, чтобы справиться с этим.

Хорошо спланированные проекты должны иметь четко определенные результаты. Результаты могут расти и видоизменяться и влиять на бюджеты и сроки. Это риск расширения масштабов проекта, так что же это такое и как с этим бороться ?

Ваш офис управления проектами (PMO) будет иметь ряд ключевых показателей эффективности, которые будут уникальными для его ситуации. Как правило, большинство проектных офисов будут нести ответственность за реализацию проектов в срок, в рамках бюджета и за положительные результаты для заинтересованных сторон. Расползание границ представляет собой значительный риск несоблюдения этих требований.

При оценке рисков, с которыми сталкивается новый проект, расширение масштабов должно занимать первое место в списке, поскольку оно может иметь самые разнообразные последствия. С этой целью мы рассмотрим:

Как распознать расширение масштабов ваших проектов

Почему происходит расползание области видимости

Способы смягчения или предотвращения расширения масштабов

Что такое расползание масштаба проекта?

Расширение масштаба проекта — это когда к проекту предъявляются новые требования без выделения дополнительного времени или денег. Это может быть изменение требуемых результатов и результатов или полное добавление новых функций или результатов.

Расширение масштабов повлияет на успех проектов, поскольку потребуется дополнительная работа без каких-либо дополнительных ресурсов. Это также может создавать чрезмерный стресс для людей, требуя больше работы без бюджета на сверхурочную работу, что может повлиять на удержание сотрудников и удовлетворенность работой.

Как я могу предотвратить расширение масштабов моих проектов?

Чтобы объем проектов в вашем PMO не вышел из-под контроля, вам необходимо понять, почему происходит расширение объема. Есть множество вещей, которые могут расширить первоначальные планы проекта, и мы определили четыре основные вещи, о которых вам нужно знать и иметь планы.

Настройка параметров

На этапе планирования крайне важно иметь четкие параметры проекта. Без четкого определения объема проекта будет гораздо проще вносить дополнения и изменения.

Каждый проект должен иметь Заявление о содержании проекта, которое включается в Документ инициирования проекта. Четкое изложение того, чего именно следует ожидать от проекта, означает, что клиент или заинтересованные стороны знают, что им придется платить больше, чтобы получить что-то иное, чем было согласовано.

Привлекайте менеджеров проектов, исполнительных спонсоров и конечных пользователей к настройке параметров, чтобы все они знали результаты и функции. Привлечение их на раннем этапе должно остановить ненужные запросы — каждый знает, как будет выглядеть результат.

Привлечение клиентов

Спустя долгое время после того, как параметры были установлены с клиентом, вам необходимо убедиться, что они все еще актуальны. Наличие клиента, конечных пользователей или заинтересованных сторон в процессе реализации проекта может предотвратить возникновение серьезных проблем на более поздних этапах цикла поставки.

Даже если все участвовали в этапе планирования, нельзя предполагать, что они точно знают, что происходит неделю за неделей. Ваш проектный офис должен гарантировать, что все, кто полагается на результаты, знают, в каком направлении движется работа.

Защитите результаты проекта с помощью еженедельных обзоров и ежемесячных обзоров. Если клиент вернется и запросит совершенно другой процесс для получения конечного результата после месяцев работы, это создаст хаос. Если держать всех в курсе, ничего не зайдет слишком далеко, прежде чем будут выявлены проблемы, которые повлияют на масштаб проекта.

Расстановка приоритетов

В частности, в проектах с линейными временными рамками все этапы процесса легко считать одинаково важными. Когда объем работ меняется или элементы проекта перерасходуются и необходимо выделить время и деньги, вам нужно знать, от чего можно отказаться.

Предоставление каждой функции и результата в проекте гарантирует, что действительно важные элементы будут защищены, в то время как приятные элементы могут быть удалены, если – и когда – что-то изменится со стороны клиента или заинтересованной стороны.

Полезно иметь меню с элементами, которые можно отменить, если произойдет смещение области действия. Составьте список приоритетов, чтобы вы могли договориться о расширении масштабов и поддерживать проекты в рамках вашего PMO вовремя и в рамках бюджета.

Управление изменениями

Расширение масштабов — неизбежная часть проектов. Хотя во многих случаях можно отказаться от этого, должны быть предусмотрены процессы, когда вам придется принять изменения.

Ваши менеджеры проектов могут не захотеть обращаться к вашему проектному офису с каждым изменением и принимать решение об управлении им, а поднимать этот вопрос только при возникновении проблемы. Это плохое управление рисками: вам необходимо иметь соответствующую структуру для согласования изменений в проекте, которые будут соблюдаться.