Как помогает настройка OKR с помощью программного обеспечения для управления проектами

Требования эффективного управления проектами развились из простого управления ограничениями, людьми и сроками. В настоящее время способность согласовывать видение проекта с целями, результатами и исходами является одним из наиболее востребованных качеств современного менеджера проекта.

OKR - это простая, но эффективная платформа для повышения производительности за счет повышения прозрачности и согласованности действий в вашей команде. Платформа имеет историю успеха в нескольких организациях высшего уровня, таких как Alphabet, Samsung, Dropbox и Amazon. Мы увидим, что такое платформа OKR и как менеджеры проектов могут использовать ее для улучшения управления проектами.

OKR – цель и ключевые результаты - это простой инструмент, помогающий вам ставить и определять цели. Он помогает организациям сосредоточиться на наиболее важных для успеха вещах, согласовывая простые повседневные задачи с конкретной организационной целью.

Принцип, лежащий в основе OKR, довольно прост. Руководство определяет определенные цели проекта вместе с тремя или четырьмя ключевыми результатами для измерения вашей эффективности. В этой системе прозрачность и подотчетность имеют первостепенное значение для успеха проекта. Каждый ключевой результат должен быть измеримым и точным и не должен оставлять места для двусмысленности.

Чтобы лучше понять это, давайте рассмотрим пример команды разработчиков приложений. Если целью является запуск приложения с самым высоким рейтингом в App Store, вероятными ключевыми результатами могут быть получение определенного количества загрузок и определенного процента 5-звездочных отзывов в первые шесть месяцев. Выполнение или превышение указанного количества загрузок и положительных отзывов будет означать, что вы добились успеха.

OKR и управление проектами

OKR и проекты - это совершенно разные вещи.

Цели касаются ваших долгосрочных целей, а ключевые результаты указывают, достигли вы конкретной цели или нет.

С другой стороны, проекты - это временные мероприятия, которые разделены на ряд конкретных задач.

Проще говоря, OKR фокусируется на будущем и использует ключевые результаты для измерения производительности, в то время как проекты имеют дело с краткосрочными целями и состоят из ряда задач. Как правило, компании используют комбинацию проектов, мероприятий и инициатив для достижения конкретной цели.

Довольно часто завершение задачи ошибочно принимают за ключевые результаты, в результате чего люди пишут что-то похожее на план проекта вместо OKR. Проверьте, количественно ли в заявлении указывается получаемая ценность. Задачи - это действия, которые вы выполняете в надежде достичь определенного результата. Однако ключевые результаты не должны находиться в вашей сфере влияния.

Использовать OKR с Project Management довольно просто. Первый этап - определить цели, которых вы хотите достичь, а затем работать над ключевыми результатами. После того, как вы завершили их, пришло время более внимательно изучить ваши текущие проекты и определить цели, с которыми они связаны. Согласовывая свои проекты и цели, вы можете оптимизировать все свои процессы и убедиться, что ваша команда всегда вносит свой вклад в рост организации. Вы также можете использовать шаблоны управления проектами для создания OKR.

Разработка долгосрочных целей позволяет проектным командам оставаться сосредоточенными на видении организации и позволяет им понимать свою роль в более широком масштабе. Многие менеджеры используют цели и ключевые результаты в качестве инструмента мотивации. Объединение усилий всех сотрудников и коллективная работа над достижением общей цели могут положительно повлиять на вашу общую производительность.

Ниже приведены несколько испытанных способов добиться успеха OKR для проектной команды.

1. Измерьте свой успех

Определения целей проекта и приверженности им недостаточно. Также важно определить критерии успеха и неудачи. Ключевые результаты, которые вы определяете, наряду с целью, помогают вам измерять вашу производительность и держать вас на верном пути.

2. Ставьте четкие и вдохновляющие цели

Наличие четкой и понятной цели, пожалуй, является наиболее важным аспектом структуры OKR. Если ваша команда не понимает, чего она пытается достичь, она не сможет этого достичь. Однако вы должны помнить, что формулировка цели не должна быть скучной. Вдохновляющая формулировка цели мотивирует команду мыслить нестандартно и предлагать инновационные решения.

3. Будьте прозрачны

Прозрачность проекта является одним из наиболее важных требований платформы OKR. Если члены вашей команды не знают или не понимают целей организации, они вряд ли будут работать с таким же рвением. Только тогда они смогут взять на себя обязательства.

4. Будьте готовы к неудаче

Никто не может гарантировать успех постоянно, и нереалистично ожидать этого от вашей команды. Некоторые менеджеры не знают, как справляться с неудачами, и прибегают к обвинению или наказанию членов своей команды. Это демотивирует всех участников процесса и не позволяет им извлечь урок из полученного опыта.

Ваша задача как менеджера - конструктивно решать поставленные задачи. Уважительно выявляйте слабые места и работайте вместе со своей командой над устранением этих недостатков. Ваша команда может потерпеть неудачу в достижении некоторых целей, которые вы перед ней поставили, но прохождение процесса позволит ей работать лучше в будущем.

5. Поставьте задачу перед своей командой

Исходя из последнего пункта, цели, которые вы ставите перед своей командой, не должны быть слишком простыми в достижении из-за страха провала проекта. OKR - это инструмент роста, а вы не сможете расти, не проверив свои возможности с помощью амбициозных целей.

Заключительные мысли

OKR - отличный инструмент для определения целей, а программное обеспечение для отслеживания проектов отлично подходит для оптимизации ваших процессов. В сочетании эти две платформы могут дать вам комплексную настройку, позволяющую сосредоточиться как на макро, так и на микро аспектах деятельности компании.

Быстро меняющаяся бизнес-среда требует от менеджеров гибкости. Для достижения успеха им необходимо достичь гармонии между краткосрочными целями и долгосрочными амбициями компании. Давая каждому четкое руководство, вы гарантируете, что все работают сообща, чтобы дать вам желаемые результаты.